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办公用品都是消耗品，使用一段时间后，难免会出现损坏、老化，需要进行替换，比如笔芯用完、文件夹破损、打印机耗材耗尽，这些都是正常情况。但很多人在替换办公用品的时候，存在不合理的做法，要么提前替换，还能用的办公用品就直接扔掉，造成浪费；要么等到完全损坏、无法使用，才想着替换，耽误办公进度；还有的人替换的时候，不看适配性，随便买一款替换，结果用起来不方便，还浪费钱。其实办公用品的替换，只要掌握简单的技巧，合理替换，既能避免浪费，又能不耽误办公，还能节省开支。
首先，要把握好替换时机，不用提前替换，也不要等到完全损坏再替换。很多人觉得，办公用品只要有一点磨损，就赶紧替换，比如文件夹边缘有点破损，还能正常存放文件，就直接扔掉换新的；笔芯还能写出字，只是出水有点不流畅，就直接换掉，这样做会造成很大的浪费。还有一些人，等到办公用品完全损坏，无法使用，才想着替换，比如笔芯完全写不出字，才去换笔芯，耽误写字、办公；文件夹破损严重，文件无法存放，才去换文件夹，导致文件杂乱，影响办公效率。
正确的替换时机，是办公用品影响使用效果、无法正常发挥作用的时候，再进行替换。比如笔芯，只要写不出字，或者出水严重不流畅，影响书写，就可以替换；文件夹，只要破损到无法存放文件，或者边缘破损严重，容易划伤文件、手部，就可以替换；打印机耗材，只要打印效果变差，出现模糊、漏墨的情况，就可以替换，不用等到完全耗尽。这样既能避免浪费，又能保证办公效率，不耽误正常办公。
其次，替换办公用品的时候，要注重适配性，不要随便替换，避免影响使用。很多人替换办公用品的时候，不看型号、尺寸，随便买一款就替换，结果用起来不方便，还浪费钱。比如替换笔芯，不看笔的型号，随便买一款笔芯，结果笔芯无法插入笔中，或者插入后无法正常书写；替换文件夹，不看文件的尺寸，随便买一款文件夹，结果文件无法放入，或者放入后过于拥挤，影响使用；替换打印机耗材，不看打印机的型号，随便买一款耗材，结果无法安装，或者安装后打印效果变差，损坏打印机。
替换的时候，要根据原来的办公用品型号、尺寸，选择相同或适配的产品，比如替换笔芯，要看看原来笔芯的型号，选择相同型号的笔芯，确保能正常插入、正常书写；替换文件夹，要根据平时存放文件的尺寸，选择适配尺寸的文件夹，确保文件能顺利放入，不拥挤、不松动；替换打印机耗材，要根据打印机的型号，选择适配的墨盒、硒鼓，最好选择原装耗材，或者质量靠谱的第三方耗材，确保能正常安装、正常打印，不损坏打印机。
然后，合理处理旧的办公用品，避免浪费，践行节约理念。很多人替换完办公用品后，就直接把旧的扔掉，不管旧的还能不能使用，这样做会造成很大的浪费。其实很多旧的办公用品，还能继续使用，或者进行二次利用，比如旧的笔，只要笔身完好，只是笔芯用完了，替换笔芯后还能继续使用，不用直接扔掉；旧的文件夹，只要破损不严重，还能用来存放不重要的文件，或者用来收纳一些小杂物，比如回形针、便利贴等；旧的纸张，只要正面没有写满，反面还能用来打草稿、记简单的笔记，不用直接扔掉。
对于完全无法使用的旧办公用品，也要合理处置，不要随意丢弃，比如旧的墨盒、硒鼓，属于有害垃圾，要分类投放，避免污染环境；旧的金属办公用品，比如订书机、剪刀，能回收利用的，要进行回收，既节约资源，又保护环境。替换办公用品，不仅要合理替换，还要合理处置旧品，做到不浪费、不污染，践行节约理念。